Datenschutzerklärung

Stand:

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für diese Website ihrchatbot.de ist:
IhrChatbot / Johannes Wiedemann
Baadfeld 65
86753 Möttingen, Deutschland
E-Mail: [kontakt@ihrchatbot.de]
Telefon: +491717044239

Datenschutzbeauftragte/r: Johannes Wiedemann

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer

2.1 Aufruf der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server übermittelt (IP-Adresse, Datum/Zeit, URL, Referrer, User-Agent). Die Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen und Missbrauch zu verhindern.

• Zweck: Bereitstellung der Website, Stabilität, Sicherheit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webangebot)
• Speicherdauer: Logfiles werden regelmäßig gelöscht, in der Regel nach [7–30] Tagen, sofern keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist.
• Empfänger/Kategorien: Hosting-Anbieter ([Name/Anschrift]) als Auftragsverarbeiter

2.2 Chatbot (Website-Chat)

Über das Chat-Widget können Sie uns Anfragen senden. Der Chat speichert lokal eine pseudonyme Sitzungs-ID, damit Nachrichten innerhalb einer Sitzung zugeordnet werden können. Ihre im Chat freiwillig eingegebenen Daten (z. B. Anliegen, Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse, gewünschtes Datum) werden verarbeitet, um Ihre Anfrage zu beantworten und Leads an unser Team weiterzuleiten. Es wird genau eine E-Mail versendet, sobald die dafür erforderlichen Angaben vorliegen.

• Verarbeitete Daten: Chat-Nachrichten, Sitzungs-ID (LocalStorage), Zeitpunkt, ggf. Kontakt- und Termindaten
• Zwecke: Beantwortung von Anfragen, Lead-Weiterleitung, Servicequalität
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) und lit. f (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation). Für optionale Marketing-Nutzung ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung).
• Speicherdauer: Chat-Verläufe/Leads werden in der Regel nach 2 Wochen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Empfänger/Kategorien: E-Mail-Provider ([Name/Anschrift]) zur Lead-Zustellung; ggf. Hosting-Anbieter (s. oben)

Hinweis zu Endgeräte-Speicher: Das Chat-Widget setzt eine erforderliche Sitzungs-ID in localStorage (keine Tracking-Cookies). Dies ist technisch notwendig, um Nachrichten innerhalb einer Sitzung zuordnen zu können. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (unbedingt erforderlich) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

2.3 KI-gestützte Verarbeitung (LLM)

Zur automatisierten Zusammenfassung Ihres Anliegens und zur Formulierung hilfreicher Antworten setzen wir einen Sprach-/Textdienst („Large Language Model“, LLM) als Auftragsverarbeiter ein.

• Verarbeitete Daten: chatrelevante Inhalte (insb. letzte Nachrichten der Sitzung), von Ihnen freiwillig übermittelte Kontakt-/Termin-/Adressangaben. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht gezielt angefordert und sollen nicht übermittelt werden.
• Zwecke: effiziente Beantwortung von Anfragen, strukturierte Lead-Erfassung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) und – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation). Hinweis: Sie können der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Empfänger/Auftragsverarbeitung: Ionos, als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO.
• Drittlandtransfer: Sofern Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und ggf. ergänzender Maßnahmen.
• Speicherung/Trainingsnutzung beim Anbieter: Inhalte werden ausschließlich zur Antwortgenerierung verarbeitet; kein Training der Modelle auf Ihren API-Daten. Anbieter-seitig kann eine Kurzaufbewahrung bis zu 30 Tagen zur Missbrauchserkennung erfolgen; danach Löschung.
• Speicherdauer bei uns: Unsere Systemkopie folgt der unter Abschnitt 2.2 genannten Frist.
• Freiwilligkeit/Alternativen: Die Nutzung des Chats ist freiwillig. Alternativ können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren; in diesem Fall findet keine LLM-Verarbeitung statt.

2.4 Kontaktformular / E-Mail

Wenn Sie uns per Formular/E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

• Zweck: Kommunikation, Beantwortung von Anfragen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für optionale Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. a
• Speicherdauer: bis Abschluss der Anfrage; bei Geschäftsbeziehung gemäß gesetzlicher Aufbewahrung
• Empfänger/Kategorien: E-Mail-Provider [Name/Anschrift]

3. Cookies & Endgeräte-Speicher

Wir nutzen derzeit keine nicht notwendigen Cookies. Das Chat-Widget verwendet eine notwendige Sitzungs-ID im Endgeräte-Speicher (LocalStorage) zur Sitzungsfortführung; hierfür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG). Sollten künftig optionale Cookies/Tracker (z. B. Analytics) eingesetzt werden, holen wir vorab eine Einwilligung über eine Consent-Lösung ein.

4. Empfänger & Auftragsverarbeitung

Wir setzen Dienstleister (z. B. Hosting, E-Mail, KI-Verarbeitung) im Rahmen von Auftragsverarbeitungen nach Art. 28 DSGVO ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung, die insbesondere Vertraulichkeit, Sicherheit und Weisungsbindung regeln.

• Hosting: [Anbieter, Anschrift, ggf. Rechenzentrumsstandort]
• E-Mail: [Anbieter, Anschrift]
• KI-Dienst: [Anbieter, Anschrift] (SCC bei Drittlandbezug)

5. Drittlandübermittlung

Findet eine Verarbeitung in einem Drittland (außerhalb des EWR) statt, stellen wir geeignete Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau bereit, z. B. die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission gem. Art. 46 DSGVO sowie ggf. zusätzliche Maßnahmen. Kopien der SCC können Sie bei uns anfordern.

6. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich vorgeschrieben noch vertraglich erforderlich. Für die Nutzung des Chats/Kontaktformulars sind bestimmte Angaben jedoch erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können (z. B. Kontaktmöglichkeit, Anliegen).

7. Keine automatisierten Einzelfallentscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

8. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Protokollierung), um Ihre Daten zu schützen.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f (Art. 21). Sie können insbesondere der Verarbeitung für Direktwerbung jederzeit widersprechen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), z. B. bei der für Ihren Wohnort zuständigen Behörde. Beispiel: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn dies aufgrund technischer oder rechtlicher Änderungen erforderlich ist.